Chuyển đổi số là xu hướng tất yếu hiện nay nên việc doanh nghiệp ứng dụng các phần mềm quản trị tiến tiến hiện đại là chuyện sớm muộn. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng đủ nguồn lực để tự xây dựng giải pháp. Do vậy, việc sử dụng giải pháp chuyên nghiệp đã được triển khai rộng rãi do bên thứ ba cung cấp là hết sức phù hợp.
1. Phần mềm quản lý doanh nghiệp là gì?
Phần mềm quản lý doanh nghiệp là phần mềm hỗ trợ điều hành và quản trị doanh nghiệp trên một nền tảng số nhằm chuẩn hóa phân công nhiệm vụ, cập nhật và theo dõi tiến độ tức thời, tăng tốc độ xử lý quy trình nội bộ để cải thiện hiệu quả làm việc của nhân sự.
2. Các yếu tố doanh nghiệp cần cân nhắc khi lựa chọn phần mềm quản lý
- Hỗ trợ đa nhiệm các nghiệp vụ: phần mềm cần chiếu xạ các nghiệp vụ của doanh nghiệp. Chỉ cần sử dụng một phần mềm, doanh nghiệp đồng thời có thể quản lý, giao việc, đánh giá và xử lý tự động nhiều quy trình khác nhau trong vận hành sản xuất kinh doanh.
- Bảo mật thông tin, an toàn dữ liệu: đây là yếu tố cực kỳ quan trọng bởi thông tin, dữ liệu cũng là tài sản của doanh nghiệp, khi bị lộ lọt sẽ có thể dẫn đến những thiệt hại nghiêm trọng về lợi ích và uy tín trên thị trường.
- Có khả năng tương tác và kết nối: doanh nghiệp có thể trao đổi, thảo luận trực tiếp trên các thiết bị để đảm bảo luồng thông tin nhanh chóng, kịp thời. Phần mềm phải tương thích với càng nhiều thiết bị di động và hệ điều hành càng tốt.
- Có khả năng tích hợp với bên thứ 3: trước khi lựa chọn phần mềm quản lý doanh nghiệp, ban lãnh đạo nên lưu ý đến việc phần mềm có tích hợp được với bên thứ 3 hay không để nếu phải thay đổi giữa các phần mềm với nhau hoặc hệ thống hiện có trong giai đoạn chuyển đổi số sẽ dễ dàng hơn.
3. So sánh 5 phần mềm quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ
|
Nội dung |
Base Digital Workplace |
Misa AMIS |
Bitrix24 |
1 Office Workplace |
Fastwork workplace |
|
Link truy cập |
|||||
|
Số lượng tài khoản |
Từ 30 đến không giới hạn người dùng |
10, 30, 60, số lượng tài khoản theo yêu cầu |
5/50/ Không giới hạn người dùng |
Không giới hạn số lượng người dùng |
Không giới hạn số lượng người dùng |
|
Nền tảng hỗ trợ |
Web/App (điện thoại, máy tính) |
Web/App (điện thoại, máy tính) |
Web/App (điện thoại, máy tính) |
Web/App (điện thoại, máy tính) |
Web/App (điện thoại, máy tính) |
|
Thời hạn đóng phí tối thiểu |
1 năm |
1 năm |
1 tháng |
1 năm |
1 năm |
|
Chi phí |
từ 28.000.000 – 80.000.000 VNĐ/ 12 tháng |
9.000.000 – 139.000.000 VNĐ/12 tháng |
từ 10.000.000 - 43.000.000 VNĐ/ 12 tháng |
Từ 12.480.000 VNĐ/ 12 tháng |
21.600.000 – 32.400.000 VNĐ/ 12 tháng |
|
Add-on |
- Process: 10.000.000 VND - Chữ ký điện tử: 5.000.000 VND - Ký số trên nhiều loại thiết bị, hợp đồng điện tử, hóa đơn điện tử (tính phí) |
+10 Tài khoản giá 3.600.00 VND (chỉ dành cho gói Professional) + 1GB dung lượng theo năm 600.000 VNĐ; theo tháng 75.000 VNĐ |
N/A |
- Quản lý thu chi: 20.000đ/người/ tháng. - Quản lý công văn: 20.000đ/người/ tháng |
- Bộ tính năng Văn phòng điện tử Eoffice (miễn phí) |
|
Tính năng |
- Quản trị công việc và hiệu suất: quản lý phê duyệt, quản lý quy trình, quản lý công việc và dự án. - Quản trị thông tin và giao tiếp: quản lý thông báo và công văn, quản lý họp nội bộ, mạng truyền thông nội bộ. - Quản trị và phát triển con người: quản trị thông tin nhân sự, quản lý chấm công, học tập và hỏi đáp, quản trị tuyển dụng, đánh giá nhân sự. - Quản trị tài chính: Quản trị tài chính, quản lý doanh thu, quản lý tài sản doanh nghiệp, quản lý chi phí, đối soát ngân hàng. |
- Điều hành: Hợp đồng điện tử, quản lý công việc và dự án, quản lý hồ sơ và tài liệu, mạng xã hội, quản lý phòng họp, quản lý chi tiêu. - Bán hàng: Quản lý bán hàng, quản lý khuyến mại, quản lý automation marketing. - Nhân sự: quản lý thông tin nhân sự, quản lý chấm công, quản lý tiền lương, bảo hiểm xã hội điện tử, kê khai thuế điện tử, quản lý tuyển dụng. - Tài chính: Phần mềm kế toán, chữ ký điện tử, hóa đơn điện tử. |
- Tác vụ và dự án: Quản lý tải trọng công việc, khuôn mẫu và tự động hóa tác vụ, quản lý trực quan dự án. - Trung tâm liên hệ: Hệ thống điện thoại, trò chuyện trực tuyến, biểu mẫu liên hệ. - Website và cửa hàng: trình xây dựng website, cửa hàng trực tuyến, sẵn sàng cho SEO. - Nhân sự và tự động hóa: Đồng hồ và báo cáo thời gian trực tuyến, tự động hóa nhân sự, dữ liệu con người và phân tích. |
- Gói HRM: Quản lý hợp đồng lao động, bảo hiểm, chấm công, tiền lương, tuyển dụng, đánh giá KPI - Gói workplace: Mạng nội bộ, quản lý tài liệu, lịch biểu, tài sản - Option Professional có thêm tính năng: Quản lý dự án, Quản lý công việc, Quản lý quy trình - Option Enterprise có thêm tính năng: Gói CRM, Quản lý Marketing, Quản lý khách hàng. |
Hỗ trợ đồng thời 4 giao diện quản lý: Kanban, Gantt Chart, Checklist, Calendar: - Lập kế hoạch công việc và phân công, điều phối công việc. - Theo dõi và báo cáo tiến độ công việc tức thời. - Quản lý công việc hiện trường fieldforce (có tính đặc thù lĩnh vực). - Thiết lập quy trình và tự động hóa các luồng công việc. - Số hóa đề xuất công việc, phê duyệt online nhanh chóng. - Đo lường và đánh giá kết quả công việc với KPI. |
|
Hỗ trợ từ NCC |
- Bản dùng thử miễn phí; - Hướng dẫn sử dụng (live chat trong giờ hành chính). - Hỗ trợ đào tạo và giải đáp. |
- Bản dùng thử miễn phí; - Hướng dẫn sử dụng (mất phí) |
- Có bản dùng thử (giới hạn tính năng); - Hỗ trợ đào tạo và giải đáp. |
- Có bản dùng thử và trải nghiệm miễn phí. - Hỗ trợ đào tạo và giải đáp. |
|
|
Ưu điểm |
- Có nhiều gói sản phẩm với lượng tài khoản tùy chỉnh được - Nhiều sản phẩm add-on; - Hỗ trợ miễn phí những phần mềm lưu trữ trên drive, chat, ghi chép và tạo biểu đồ. - Đạt yêu cầu về phân công, giao và đánh giá công việc. |
- Lên kế hoạch tổng thể và chi tiết về công việc. - Phân quyền chặt chẽ cho người tham gia dự án, dễ dàng thêm người, thêm vai trò của từng cá nhân trong công việc. - Cho phép giao việc, nhận việc mọi lúc mọi nơi trên các thiết bị di động, laptop, máy tính bảng bằng thông báo trên ứng dụng hay email. - Tự động thông báo tiến độ, những thay đổi/cập nhật mới tới những người liên quan thông qua email. - Hỗ trợ tạo lập phòng ban/nhóm chức năng/tổ đổi và các dự án linh hoạt. |
- Đáp ứng được nhu cầu phân giao công việc, đánh giá được mức độ hoàn thành công việc của nhân sự. - Dữ liệu được đồng bộ và thống nhất, bảo mật tốt. - Có ứng dụng trên cả điện thoại và máy tính, khả năng tùy chỉnh giao diện. - Có khả năng đồng bộ tài liệu từ Google dóc, Dropbox, Office 365 và tích hợp cùng nhiều ứng dụng khác. |
- Dữ liệu đồng bộ, thống nhất, khả năng bảo mật tốt. - Quy trình triển khai gọn nhẹ, đơn giản. - Độ linh hoạt cao, phù hợp với doanh nghiệp ở nhiều lĩnh vực và quy mô. - Sở hữu nhiều tính năng độc nhất trên thị trường, phục vụ hiệu quả cho công tác quản lý công việc, quản lý dự án, quản lý nhân sự. |
- Giao việc nhanh bằng cách gắn thẻ @tennhanvien ngay trên hệ thống phần mềm. - Hỗ trợ phân quyền chuyên sâu: gán quyền, phân vai trò cho từng cá nhân tham gia vào công việc dự án. - Tương tác mọi lúc mọi nơi: dễ dàng tương tác trao đổi, đính kèm tài liệu, hình ảnh gắn với công việc mà không phải sử dụng đến một ứng dụng nào khác. - Cung cấp nhiều mô hình quản lý công việc hiện đại: List, Gantt chart, Kanban, Dashboard. - Khả năng tích hợp: liên kết với các phần mềm khác trên cùng một nền tảng: phần mềm HRM, CRM, KPI, … |
|
Nhược điểm |
- Cung cấp đa dạng loại hình báo cáo công việc. Tuy nhiên các báo cáo này mức độ phức tạp chưa cao, chỉ đáp ứng được những nhu cầu tối thiểu của người quản trị. - Chưa đáp ứng được tính năng phân bổ công việc cho người phụ trách, giữa người có khối lượng công việc lớn và nhỏ, cũng như cân đối thời gian xử lý công việc của các thành viên. - Chi phí tương đối cao. |
- Chưa hỗ trợ điều phối nguồn lực và xử lý giải quyết công việc theo mô hình phân bổ nguồn lực. - Chưa hỗ trợ tích hợp với các ứng dụng khác trên cùng một nền tảng để liên kết công việc và đồng bộ dữ liệu. |
- Ngôn ngữ Tiếng Việt của phần mềm chưa hoàn thiện. - Dung lượng lưu trữ trên web có giới hạn (tối đã 1024GB, ngoài ra còn có các lựa chọn 5, 24, 100GB) - Chưa có khả năng liên thông với các hệ thống chấm công, phân ca, tính lương. - Phần mềm chưa phải lựa chọn tối ưu cho mọi doanh nghiệp, phù hợp nhất đối với doanh nghiệp kinh doanh bán hàng. |
- Tính năng mạng xã hội của phần mềm phục vụ tốt cho công tác truyền thông nội bộ, giao diện được học tập và kế thừa từ Facebook song chưa dễ dàng để chia sẻ tài liệu. - Phần mềm hiện chỉ có phiên bản tiếng Việt, chưa hỗ trợ các ngôn ngữ khác. |
- Phần mềm vẫn còn một số lỗi lập trình khiến trải nghiệm của người dùng chưa mượt mà. - Phần mềm phù hợp với đội nhóm, doanh nghiệp vừa và nhỏ song chưa được nhiều đơn vị biết đến. |
4. Tạm kết
Bên cạnh những phần mềm quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ đã đề cập ở phần 3, các bạn cũng có thể tham khảo thêm một số phần mềm/ứng dụng khác như: Facework, Trello, WorkIT, ASANA, TICTOP, FWORK, VINNO…
Mỗi phần mềm quản lý đều có ưu và nhược điểm riêng, đó doanh nghiệp có thể trải nghiệm bản dùng thử để đánh giá mức độ phù hợp với doanh nghiệp của mình và tương thích với hiện trạng hệ thống dữ liệu để đưa ra quyết định.
TH (phapluatxahoi.kinhtedothi.vn)
