TOP 5 phần mềm quản lý nhân sự HRM thay thế Excel tốt nhất (miễn phí và trả phí)

Nhân sự là nguồn lực “đặc biệt”, đóng vai trò quan trọng đối với sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Quản lý nhân sự càng chặt chẽ, chủ động, có tính hệ thống cao thì chủ doanh nghiệp sẽ càng dễ dàng kiểm soát, đảm bảo được kết quả đầu ra của các hoạt động sản xuất kinh doanh.

Bắt kịp xu hướng chuyển đổi số, các doanh nghiệp Việt Nam đã và đang ứng dụng các phương pháp quản lý hiện đại và tiên tiến như sử dụng phần mềm quản lý nhân sự, phần mềm chấm công, ... nhằm thay thế dần các thao tác truyền thống. Để các nhà quản trị có thêm cơ sở cân nhắc lựa chọn phần mềm phù hợp, Trang Công Nghệ sẽ điểm qua 5 phần mềm nhân sự được dùng nhiều nhất năm 2023 nhằm thay thế file Excel thủ công trong bài viết dưới đây.

I. Phần mềm nhân sự là gì?

Phần mềm quản lý nhân sự là công cụ được sử dụng để tự động hóa quy trình nhân sự của một công ty, do bản thân doanh nghiệp tự phát triển để phục vụ nhu cầu nội bộ hoặc do các công ty công nghệ nghiên cứu xây dựng và cung ứng ra thị trường.

Phần mềm nhân sự cần đánh đúng được “điểm đau” của người quản trị và đưa ra hướng xử lý nhanh chóng, chính xác trong đó chủ yếu liên quan đến lưu trữ thông tin nhân sự, theo dõi toàn bộ “vòng đời làm việc” của nhân sự, các vấn đề về KPI, C&B,...

Các phần mềm quản lý nhân sự hiện nay trên thị trường hầu hết đều có các phiên bản miễn phí và trả phí, mức phí thay đổi dựa trên chính sách của nhà cung cấp, số lượng người đăng ký sử dụng hoặc quy mô doanh nghiệp. Bởi vậy, một phần mềm quản lý nhân sự miễn phí hoặc có mức phí hấp dẫn, cạnh tranh là một trong những yếu tố quan trọng để doanh nghiệp quyết định xuống tiền.

II. Tại sao doanh nghiệp cần phần mềm nhân sự?

Phần mềm quản trị nhân sự đóng vai trò là cánh tay đắc lực cho người lãnh đạo nói chung và người quản trị nguồn nhân lực nói riêng.

Thứ nhất, sử dụng phần mềm quản lý nhân sự sẽ giúp doanh nghiệp quản lý tập trung được thông tin, hồ sơ nhân sự, hệ thống hoá để hạn chế mất mát, thất lạc, dễ dàng truy xuất.

Thứ hai, phân giao, đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân sự nhanh chóng, công bằng.

Thứ ba, hỗ trợ công tác tính công lương, chế độ phúc lợi cho nhân sự.

Nhìn chung, nếu doanh nghiệp ứng dụng phần mềm nhân sự hiệu quả sẽ giúp tối ưu được nguồn lực, nâng cao hiệu quả và chất lượng quản lý.

III. Top 5 phần mềm quản lý nhân sự HRM thay thế Excel tốt nhất

1. Phần mềm nhân sự Base HRM+ - Bộ giải pháp quản trị và phát triển nhân sự toàn diện

Ra đời năm 2020, bộ phần mềm Base HRM+ tập trung giải quyết 5 bài toán nhân sự cốt lõi của doanh nghiệp bao gồm: Quản trị tuyển dụng, quản trị thông tin nhân sự, đãi ngộ và tiền lương, đánh giá hiệu suất, đào tạo và phát triển.

18 phân hệ trong bộ phần mềm lần lượt được xây dựng và hoàn thiện kết nối để giúp nhà quản lý hoạch định chiến lược nguồn nhân lực hiệu quả, đồng thời tạo ra trải nghiệm trọn vẹn và liền mạch cho chính nhân viên trong suốt quá trình làm việc tại đơn vị. Cụ thể:

Đối với công tác tuyển dụng, Base HRM+ theo sát toàn trình từ lọc hồ sơ, phỏng vấn, đến onboard, thông tin nhân sự tập trung, trực quan và đa chiều.
Đối với chính sách C&B: hệ thống hỗ trợ xử lý dữ liệu chấm công, xin nghỉ phép, tính toán ngày công theo giờ hoặc theo ca kíp, tính lương tự động theo công thức, tính lương theo sản phẩm và quản lý tăng ca minh bạch, hiệu quả.
Đối với công tác đào tạo và phát triển: Base thiết lập trung tâm kiểm tra online để doanh nghiệp có thể đăng tải và tạo khóa đào tạo/cuộc thi trực tuyến nhằm đánh giá nhân sự theo định kỳ hoặc khi có phát sinh. Phần mềm đồng thời thiết lập mạng xã hội học tập nơi mà nhân sự có thể chia sẻ các kinh nghiệm, kỹ năng chuyên môn để cùng nhau tiến bộ.
Đối với công tác đánh giá hiệu suất, Base HRM+ phân quyền chặt chẽ, cho phép người lãnh đạo quản trị mục tiêu, đánh giá nhân sự, quản lý sự vụ sai phạm nếu có phát sinh cũng như trao thưởng cho những cá nhân tập thể có cống hiến và đóng góp.

Hơn 8000 doanh nghiệp đã lựa chọn Base HRM+ để làm việc hiệu quả và sáng tạo hơn như Ngân hàng ACB, VPBank, VIB,...

Ưu điểm:

Giao diện thân thiện với người dùng, thiết kế gọn gàng, hiện đại, khoa học.
Dễ dàng tích hợp với ứng dụng bên thứ ba dễ dàng.
Các ứng dụng trong phần mềm Base HRM+ có thể hoạt động trên tất cả các hệ điều hành của máy tính và điện thoại.
Có nhiều gói sản phẩm với số lượng tài khoản tùy chỉnh được.

Nhược điểm:

Do sử dụng AI trong việc đọc và chuyển đổi dữ liệu nên có 1 số thông tin chưa được nhận diện và đồng bộ. Ví dụ như đối với E-Hiring, hệ thống không nhận đọc CV định dạng word. Một số thông tin của nhân sự hệ thống không nhận diện được hoặc nhập sai trường buộc người sử dụng phải rà soát và điều chỉnh thủ công.
Không có thông báo popup màn hình thiết bị. Người dùng phải truy cập vào phần mềm/ứng dụng trên thiết bị di động mới nhận được thông báo.
Phần mềm phải trả phí để có thể sử dụng toàn bộ ứng dụng, tuy nhiên phí thuê dịch vụ tương đối cao. Do đó, Base HRM+ phù hợp nhất với các doanh nghiệp, tập đoàn có số lượng nhân sự lớn, cơ cấu phòng ban phức tạp.

2. Phần mềm quản lý nhân sự Misa Amis HRM

Bộ sản phẩm Misa Amis HRM gồm 8 ứng dụng, áp dụng luồng kết nối nghiệp vụ nhân sự chặt chẽ. Vòng đời làm việc của nhân viên sẽ được quản lý thống nhất trên một nền tảng từ khâu tuyển dụng đến khi tiếp nhận thành nhân viên, thực hiện các công tác chấm công, tính lương, thuế, bảo hiểm xã hội, giúp các bộ phận phối hợp nhịp nhàng và loại bỏ hầu hết các thủ tục chuyển giao giấy tờ thủ công.

Amis tuyển dụng: chương trình dành tặng miễn phí website hiện đại giúp doanh nghiệp xây dựng thương hiệu tuyển dụng chuyên nghiệp và nâng cao trải nghiệm ứng viên; Kỹ năng kết nối sàn tuyển dụng giúp CV từ các sàn này chủ động đổ về phần mềm, giảm đến 80% thời gian thu thập hồ sơ,..
Amis thông tin nhân sự: HR có thể quản lý đầy đủ và khoa học toàn bộ thông tin của nhân viên, dễ dàng cập nhật, chỉnh sửa, trích xuất; kết nối với phần mềm ký điện tử để ký hợp đồng lao động đảm bảo tính pháp lý; giúp ban lãnh đạo nắm bắt tức thời tình hình, dự đoán nguy cơ và ra quyết định điều hành kịp thời thông qua hệ thống biểu đồ trực quan trong quản trị nguồn nhân lực.
Amis chấm công: chương trình hỗ trợ HR phân ca linh hoạt, nhân viên có thể chủ động xin đổi ca dễ dàng trên thiết bị di động với đa dạng các hình thức chấm công. Bảng công sẽ được tự động tính toán và chuyển sang Amis tiền lương nhanh chóng bằng thao tác một chạm.
Amis tiền lương: linh hoạt thiết lập công thức tính lương phù hợp với quy định của đơn vị, tính lương tự động tiết kiệm thời gian công sức của HR, kết nối với các ứng dụng khác trong hệ thống để tạo thành chu trình nghiệp vụ khép kín.
Amis BHXH: kê khai nộp hồ sơ trực tuyến, đồng bộ lao động từ CSDL của bảo hiểm xã hội Việt Nam, tích hợp Misa eSign để ký nộp hồ sơ mọi lúc mọi nơi ngay trên điện thoại di động mà không cần USB eToken.
Amis thuế TNCN: HR có thể thực hiện đầy đủ thủ tục thuế TNCN trên một nền tảng, kết nối với cơ quan thuế thông qua dịch vụ T-Van Misa mTax giúp HR kê khai, nộp hồ sơ trực tuyến, tiết kiệm 50% thời gian, đảm bảo 100% thời hạn.
Ngoài ra còn có Amis mục tiêu và Amis đánh giá.

Ưu điểm

Bảo mật dữ liệu tốt: Toàn bộ dữ liệu được lưu trữ trên Cloud, phân quyền sử dụng tài nguyên.
Tự động hóa và đồng bộ dữ liệu: Tự động các tác vụ như đăng tin tuyển dụng, tổng hợp công, tính lương và lưu trữ thông tin hồ sơ nhân viên; liên kết dữ liệu với các ứng dụng khác.
Phù hợp mới mọi quy mô doanh nghiệp.

Nhược điểm

Điểm trừ tương tự với Base là hệ thống đọc CV chưa chính xác, tỷ lệ không nhận điện được CV, đọc và lọc sai dữ liệu 30-40%, bởi vậy HR vẫn cần phải mất thời gian để tải thông tin nhân sự lên phần mềm.
Misa cung cấp website tuyển dụng miễn phí song website thiết kế còn nhiều lỗi giao diện.
Chưa hỗ trợ tích hợp với các phần mềm khác trên cùng một nền tảng để liên kết công việc và đồng bộ dữ liệu.

3. Phần mềm quản lý nhân sự CoreHRM

Phần mềm nhân sự CoreHRM được nhà phát triển thiết kế dựa trên mô hình nghiệp vụ quản lý nhân sự thực tế của một phòng nhân sự, nhà máy hay tập đoàn, có khả năng tùy biến cao, chuyên nghiệp và linh hoạt với phương pháp “thiết lập và vận hành” (“setup and go”), đáp ứng hầu hết các quy định của từng công ty, từ tổng thể tới chi tiết nhỏ nhất.

Ưu điểm:

Hệ thống dữ liệu được bảo mật nghiêm ngặt. Phân quyền sử dụng chặt chẽ, nhất quán đến từng chức năng, từng loại hồ sơ nhân viên, theo vùng dữ liệu truy cập.
Thông minh và gần gũi do phần mềm cùng ngôn ngữ của người quản trị nhân sự, am hiểu các việc phát sinh cho những vấn đề mà bạn cần giải quyết.

Nhược điểm:

Theo đánh giá của một số doanh nghiệp đã sử dụng, CoreHRM mạnh nhất về chức năng chấm công, nếu đơn vị sử dụng chấm công bằng CoreHRM hoặc tích hợp được hệ thống chấm công khác đang sử dụng với CoreHRM thì mới khai thác triệt để được tính năng hệ thống.

4. Phần mềm nhân sự Fast HRM Online

Fast HRM Online được phát triển và liên tục hoàn thiện từ năm 2005, cho đến nay đã có trên 200 doanh nghiệp tin tưởng sử dụng. Các phân hệ của Fast HRM Online về cơ bản có các tính năng tương tự phần mềm Amis HRM, song có thêm phân hệ Quản lý văn bản để lưu trữ và luân chuyển văn bản nội bộ, quản trị tài sản hỗ trợ công tác thống kê, bàn giao, ...

Đây là công cụ đắc lực để quản lý nhân sự trực tuyến với hệ thống báo cáo đa dạng và đánh giá nhân viên, đào tạo nhân viên một cách tổng thể. Đồng thời, phần mềm cho phép lựa chọn giao diện tiếng Việt hoặc Anh, được cập nhật các sửa đổi bổ sung theo quy định mới nhất có liên quan.

Ưu điểm:

Phần mềm khá dễ sử dụng, thông tin nhân viên được thống kê chi tiết giúp bộ phận nhân sự có thể đánh giá được năng lực và kỹ năng nhân viên một cách khách quan nhất.

Nhược điểm:

Mặc dù phần mềm có thể chỉnh sửa theo yêu cầu đặc thù doanh nghiệp tuy nhiên vẫn phù hợp hơn hết với các đơn vị có quy mô nhân sự từ 100 người trở lên để tránh lãng phí tài nguyên hệ thống.

5. Phần mềm quản lý nhân sự HR-Manager

Phần mềm HR-Manager được sáng tạo và phát triển bởi công ty TNHH Hoàng Hà với mục đích hỗ trợ doanh nghiệp quản lý hồ sơ nhân sự với cơ sở dữ liệu tập trung, xây dựng mô hình quản lý nhân sự chuyên nghiệp với các phòng ban có chức năng nhiệm vụ khác nhau.

Ưu điểm:

Phần mềm có thế mạnh đối với chức năng thống kê, trích lọc dữ liệu vào hệ thống phân tích để đưa ra những báo cáo cụ thể.
Tiêu chí báo cáo đa dạng cùng những biểu đồ, con số “biết nói” giúp doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện và chủ động hơn trong vấn đề dự báo nhu cầu và tình hình biến động nhân sự theo từng giai đoạn.

Nhược điểm:

Giao diện của phần mềm quản lý nhân sự HR-manager chia thành nhiều ô trong một màn hình, bên cạnh việc tạo thuận lợi đối với việc theo dõi nhiều chức năng khác nhau thì thiết kế này cũng có thể khiến người quản trị cảm thấy thiếu không gian quan sát.

IV. Tạm kết

Trên đây là Top 5 phần mềm nhân sự thay thế Excel phổ biến nhất 2023 được Trang Công Nghệ tổng hợp và giới thiệu. Tuy nhiên, phải nhấn mạnh rằng phần mềm quản trị nhân sự chỉ là công cụ hỗ trợ, không thể thay thế tư duy, kinh nghiệm và kỹ năng quản lý của người lãnh đạo. Dù được các công ty công nghệ liên tục nâng cấp, cải tiến đến đâu thì phần mềm vẫn khó có thể tránh những sai sót. Bởi vậy, doanh nghiệp cần phải đánh giá đúng nhu cầu của đơn vị, quy mô và yêu cầu quản lý để lựa chọn phần mềm quản lý nhân sự phù hợp, tối ưu chi phí và nguồn lực.

TH (phapluatxahoi.kinhtedothi.vn)