Bạn phải gửi các email giống nhau cho nhiều người với nội dung riêng cho từng người nhận? Có lẽ bạn muốn chào hỏi từng người nhận với tên, địa chỉ email của họ.
Mail Merge (Hợp nhất thư) là một tính năng cho phép bạn tạo nhiều bản sao của một thư và gửi cho mọi địa chỉ liên lạc. Mỗi thư hoặc mỗi email có thể bao gồm nội dung tiêu chuẩn hoặc tùy chỉnh cá nhân hóa. Thông tin mà bạn sử dụng để tùy chỉnh từ thư hoặc email được lấy từ nguồn dữ liệu của bạn như một danh sách liên lạc. Nếu bạn sử dụng Gmail là ứng dụng email chính thì không có tính năng hợp nhất thư có sẵn mà bạn sẽ cần sử dụng đến một tiện ích có sẵn cho Google Sheets mà liên kết với tài khoản Gmail của bạn. Bài viết sau đây sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng tiện ích mở rộng Mail Merge cho Gmail với file đính kèm để tùy chỉnh hàng loạt email giống nhau và gửi chúng.
1. Cài đặt Mail Merge with Attachments
Trước khi cài đặt và sử dụng tiện ích Mail Merge, bạn cần đăng nhập vào tài khoản Gmail của mình. Sau đó cài đặt tiện ích Mail Merge cho Google Sheets. Click vào Continue trong hộp thoại Let’s get started để cho phép tiện ích Mail Merge khởi chạy.
Các nhiều điều khoản khác nhau được yêu cầu bởi tiện ích được liệt kê. Nhấp vào Allow để cho phép Mail Merge truy cập tài khoản Gmail của bạn.
2. Tạo mẫu mail merge
Tiện ích Mail Merge mở một trang tính chưa được đặt tên mới trên Google Sheets. Tại đó, bạn vào Add-ons > Mail Merge with Attachments > Create Merge Template.
Một mẫu hợp nhất mail trống được tạo ra trong trang tính chưa được đặt tên, chứa các cột bắt buộc như Tên, Họ và Địa chỉ email.
3. Nhập các địa chỉ liên lạc
Bây giờ, bạn cần thêm các địa chỉ liên lạc mà bạn muốn sử dụng cho trang tính này. Để làm được điều đó, bạn vào Add-ons > Mail Merge with Attactments > Import Google Contacts. Nhập các địa chỉ liên lạc của bạn là một cách nhanh nhất để thêm chúng, nhưng bạn có thể gõ thủ công các thông tin người nhận vào trang tính này.
Nếu bạn có một nhóm người nhận nhất định để gửi hàng loạt email thì bạn có lẽ muốn tạo nhóm trong Google Contacts. Chọn nhóm chứa các địa chỉ email mà bạn muốn sử dụng trong danh sách thả xuống và click vào Import Contacts. Sau đó nhấp vào dấu X ở góc trên bên phải để đóng hộp thoại.
4. Thêm một file đính kèm vào một liên lạc
Một trong những mục bạn muốn tùy chỉnh trong mỗi email là file đính kèm. Bạn có thể đính kèm một file khác nhau vào mỗi email sử dụng một liên kết đến file trong tài khoản Google Drive của mình. Để làm được điều đó, bạn mở một tab mới và đăng nhập vào Google Drive. Sau đó, upload file bạn muốn đính vào email. Bạn có thẻ kéo file vào cửa sổ trình duyệt để tải chúng lên. Tiếp theo, bạn click chuột phải vào file vừa được upload và nhấp vào Get shareable link.
Trong hộp thoại pop-up, bạn hãy đảm bảo rằng thanh trượt Link sharing on đã bật. Nếu chia sẻ liên kết đã được bật sẵn thì URL được tự động sao chép khi bạn chọn Get shareable link. Nếu bạn không nhìn thấy thông báo rằng liên kết đã được sao chép vào khay nhớ tạm thì hãy chọn URL trong hộp thoại và sao chép nó.
Quay trở lại trang tính Mail Merge và dán URL vào cột File Attactments cho người bạn muốn gửi file này. Bạn có thể gửi một file khác nhau đến mỗi liên lạc trong danh sách của mình. Bạn cũng có thể bao gồm nhiều URL gile đính kèm, được chia tách bởi dấu phẩy.
5. Lên lịch thời gian và ngày gửi email
Cột Scheduled Data cho phép bạn chỉ định một ngày và thời gian để gửi email, có thể khác nhau cho mỗi người nhận. Để lên lịch một email, bạn nhập ngày và thời gian mong muốn, sử dụng định dạng dd/mm/yyyy hh:mm (ngày/tháng/năm giờ:phút) trong cột Scheduled Date cho mỗi địa chỉ. Để gửi nhiều mail ngay lập tức sau khi chúng được thiết lập, bạn để trống cột đó.
6. Thêm nội dung tùy chỉnh
Bên cạnh các trường tiêu chuẩn mà có sẵn trong mẫu mail merge, bạn có thể thêm các trường tùy chỉnh khác. Có lẽ bạn muốn thêm thông tin như địa chỉ email người nhận hoặc số thành viên. Bạn có thể thêm nhiều cột vào trang tính để lưu giữ những thông tin đó. Ví dụ dưới đây sẽ thêm cột Title. Để thêm một cột vào trang tính mail merge, bạn di chuyển chuột qua tiêu đề cột của cột được nhập gần đây nhất. Nhấp vào nút mũi tên xuống mà xuất hiện và sau đó nhấp vào Insert 1 right.
Bạn click vào ô tiêu đề màu xanh và thay đổi tên của cột thành một tên phù hợp. Bạn sẽ sử dụng tên này trong email của mình trong Gmail để chèn giá trị vào mỗi email sau đó.
Sau đó, bạn nhập giá trị thích hợp cho từng liên lạc trong các ô dưới tên cột.
7. Tạo email trong Gmail
Bây giờ là thời điểm để tạo email mà bạn muốn gửi cho các liên lạc trong trang tính mail merge và sử dụng các cột để tùy chỉnh mỗi email. Bạn mở một tab mới và đăng nhập vào cùng một tài khoản Gmail mà bạn sử dụng cho trang tính mail merge. Tạo một email mới và nhập tiêu đề và phần thân của email. Bạn cũng có thể thêm định dạng văn bản đa dạng và hình ảnh nội tuyến trong email của bạn. Để thêm các trường vào email như Title và Last Name (Họ), bạn chèn các tên trường sử dụng ký hiệu {{...}} {{...}}. Chẳng hạn như, bạn thêm {{Title}} {{Last Name}} vào email, bạn cũng có thể thêm các trường biến thể khác vào dòng chủ đề. Nếu bạn đã thêm URL file đính kèm vào trang tính mail merge thì bạn không cần thêm các trường biến thể vào email. Chúng sẽ được tự động thêm vào trong email.
8. Cấu hình mail merge
Quay lại trang tính mail merge và đi đến Add-ons > Mail Merge with Attachments > Configure Mail Merge.
Nhập thông tin cho email như tên đầy đủ của người gửi, CC, BCC. Nếu địa chỉ email của người gửi khác với địa chỉ Gmail bạn đăng nhập thì chọn địa chỉ email từ danh sách thả xuống. Địa chỉ email đã đăng được cũng được sử dụng như là địa chỉ trả lời (Reply-to Address), nhưng bạn có thể thay đổi điều đó. Tiếp theo, bạn click vào Continue.
9. Gửi email
Bạn quay lại trang tính mail merge và click vào Run Mail Merge để bắt đầu gửi các email. Nếu bạn đã thêm ngày và giờ trong cột Scheduled Date cho bất kỳ hoặc mọi liên lạc thì email sẽ được gửi theo thời gian đó. Email cho những liên lạc không được lên lịch sẽ được gửi ngay lập tức. Ngoài ra, bạn có thể thử gửi email để kiểm tra xem nó như thế nào trước bằng cách nhấn vào Send a Test Email.
Cuối cùng, bạn nhấp chuột vào Done.
Như vậy, bạn đã biết cách tạo mail merge để gửi nhiều email cá nhân hóa cùng một lúc. Cách làm này sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức. Thay vì phải lần lượt nhập từng tên người nhận, địa chỉ email thì bạn có thể gửi hàng loạt email đã được cá nhân hóa.
TH (phapluatxahoi.kinhtedothi.vn)
